Les Ressources Humaines : au cœur de l’action de
mise en conformité
Focus sur la qualité
Dans un contexte toujours plus compétitif, les entreprises sont à la recherche de tous les leviers de performance possibles. La démarche qualité est un de ces leviers : en effet, elle a pour objectif d’améliorer la satisfaction des clients d’une part, mais également d’optimiser les processus et le fonctionnement interne de l’entreprise.
Les enjeux de la démarche qualité : étant donné la complexité des contextes réglementaires, conventionnels et contractuels de la gestion des ressources humaines, les bénéfices de la mise en place d’une démarche qualité sont évidents : elle diminue les risques d’erreurs, permet de piloter ses actions avec davantage d’exactitude, et ainsi de mieux anticiper sur l’avenir.
Gérez l’intégration des employés
Digitalisez l’expérience de l'intégration de nouvelles recrues et faites en sorte que votre équipe puisse gérer les ressources mises à disposition aussi facilement où qu'elles se trouvent grâce aux capacités d'automatisation et aux formulaires dédiés aux RH.
Traitez les demandes entrantes instantanément
Répondez rapidement aux questions relatives à votre organisation, à la mission, ou aux ressources disponibles grâce au centre d'assistance. Standardisez les demandes avec le système de ticket disposant de formulaires directement adaptés à chaque situation. Répondez aux questions et diffusez-les via le mail ou Teams pour faciliter leur réception.
Créez votre centre de service interne, diffusez les bonnes pratiques et aider les employés à s’aider eux-mêmes
Repérez les questions récurrentes et rassemblez-les dans votre FAQ ; ajoutez vos articles de veille documentaire et constituez ainsi votre base de connaissances : les utilisateurs découvriront leur réponse avant d’avoir posé la question !
Pilotez la prévention de vos risques psycho sociaux.
Les causes des risques psycho sociaux sont multiples et trouvent leur origine dans l’ensemble des grandes familles de facteur de risques tels que :
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l’organisation au travail : imprécision des missions confiées, absence de contrôle sur la répartition et la planification des tâches
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la gestion des ressources humaines et des relations : difficultés dans la gestion des trajectoires, non prises en comptes des caractéristiques individuelles dans la répartition du travail, manque d’aide de la part des supérieurs et insuffisance du soutien des collègues au travail
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les relations professionnelles : le dialogue social est-il à la hauteur des attentes ?
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L'environnement physique et technique de travail : nuisances physiques, mauvaise conception des lieux et espaces de travail
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Les situations de changement manque de communication autour du projet non prise en compte du travail réel absence de formation d'accompagnement au changement.
DL Register permet de qualifier puis de documenter ces risques, d‘identifier les sources essentielles de dysfonctionnement, puis de mettre en place et de suivre les plans d’actions pour la diminution de la fréquence et des conséquences des risques.
Gestion du numérique
Bonnes pratiques d'automatisation des RH.
De nombreuses entreprises retardent la digitalisation de leur service RH car elles se donnent en priorité une multitude de défis tels que l'élargissement de leur clientèle ou la fourniture de nouveaux produits et services.
Or, ce choix peut s'avérer contre-productif, car l'intégration précoce de la digitalisation permet l'automatisation et la normalisation des processus de gestion des services d'entreprise et aide à décloisonner les équipes et à mieux allouer les ressources. C’est une des clés de L'ESM (Entreprise Service Management) qui consiste à optimiser l’usage de l’informatique et de la transformation numérique grâce à l'automatisation.
Cette tendance a été accélérée, en 2020, par le premier confinement et l’acculturation brutale au télétravail pour tous les collaborateurs et toutes les entreprises.
Pour cela, fournir à toutes les équipes métier internes une plateforme souple et adaptable est indispensable.
DL registrer fournit des services pré-paramétrés et un environnement moderne et dynamique qui permet d’évoluer rapidement.
Le Livre blanc de Microsoft : adoptez le travail hybride
Evolution n°1 : L’acculturation au distanciel
Evolution n°2 : Grâce au numérique, les RH améliorent l’expérience des collaborateurs
Evolution n°3 : Le recrutement devient augmenté
Evolution n°4 : Des RH de plus en plus data-driven
Evolution n°5 : Le repositionnement des RH au sein des organisations
Conformité
La santé au travail
Remplir le DUER ou MASE constitue une démarche qualité visant à diminuer les risques d’accidents au travail
DL Register propose des modèles de risques pré-établis sur lesquels vous pouvez vous baser, pour construire vos propres méthodes d’analyse de risques : risques professionnels du DUERP, mais aussi risques psycho-sociaux, environnementaux et biologiques.
Munis de vos indicateurs et statistiques, éditez votre Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et partez sur le terrain pour partager vos analyses, menez vos plans d’actions et mettez en place vos contrôles continus.
Les ressources humaines et les données à caractère personnel.
Le RGPD exige des organismes la mise en place de surveillance des données et des traitements. Afin de respecter la vie privée de vos salariés vous devez réaliser des démarches en conformité avec le référentiel RGPD de la CNIL.
DL Register vous aide à suivre le référentiel CNIL pas à pas.
Quelles sont les normes existantes actuellement dans le domaine des ressources humaines ? On peut citer le document FD X 50-183, qui présente le management des compétences dans un système de management de la qualité et qui fournit des recommandations pour faciliter la mise en œuvre des dispositions de la norme ISO 9001.
Cette norme inscrit ainsi le management des compétences comme une démarche pérenne, a établir dans la durée. Elle prévoit ainsi, entre autres, l’identification des compétences acquises et des compétences requises, ainsi que l’évaluation des écarts entre les deux, la définition et la mise en œuvre d’actions et de formations permettant de réduire les écarts constatés, et enfin, le maintien et la mise à jour des compétences sur le long terme.
Et pour ce qui est de la formation, s’il n’existe aujourd’hui pas de norme spécifique, l’AFNOR est actuellement en train de travailler à son élaboration. Après une phase d’enquête publique terminée en mai 2012, cette norme, baptisée Formation professionnelle – Processus de réalisation d’une action de formation – est actuellement en cours de dépouillement et d’élaboration.
L’ISO 9001 et les ressources humaines
Dans les concepts et principes de l’ISO 9000, 3 concepts apparaissent : 2.2.5.2 Ressources humaines, 2.2.5.4 Sensibilisation et 2.2.5.3 Compétences.
Les actions à mener portent sur les compétences du personnel, la formation, l’information, le management des connaissances de l’entreprise, les infrastructures, qui doivent être définies et entretenues, et enfin l’environnement de travail.
La norme met également en avant des principes importants tels que :
– Le leadership. Les dirigeants établissent la finalité et les orientations de l’organisme et ils créent un environnement interne dans lequel les personnes peuvent complètement s’impliquer dans la réalisation des objectifs.
Les dirigeants définissent la finalité, l’orientation et l’environnement interne de l’organisation.
Ils créent l’environnement qui permet aux personnes de s’investir totalement dans la réalisation des objectifs de l’organisation. Ils animent l’ensemble.
– La participation et l’engagement des personnes. Les personnes à tous les niveaux sont l’essence d’une organisation et leur engagement total permet d’utiliser leurs aptitudes et de les mettre au service de l’organisation.
– L’amélioration continue. L’amélioration continue est un objectif permanent de l’organisation.
– La prise de décision basée sur des faits. Les décisions efficaces sont fondées sur l’analyse logique et intuitive des données et de l’information.
(© www.numilog.com)
Cas d'usage
On met en pratique ce qui a été décidé : écriture des fiches de poste, réflexion sur les besoins futurs, élaboration du plan de formation, écoute des salariés, réalisation des actions de formation...
Imaginez que, dès le premier jour du déploiement de votre outil ITSM, votre équipe des ressources humaines (RH) ait intégré l'automatisation au centre de services, afin de pouvoir se concentrer sur les projets qui offrent de la valeur, au lieu de s'enliser dans des tâches répétitives et monotones. L'intégration des nouveaux employés, leur connexion aux services, la mise à disposition d'ordinateurs portables et l'octroi d'un accès à tous les systèmes appropriés deviennent difficiles et complexes sans un workflow structuré. En l'absence d'une automatisation et d'une collaboration efficaces entre les équipes RH et informatiques, les tâches peuvent être oubliées et des tensions naissent, ce qui entraîne frustration et inefficacité des deux côtés.
Les fiches utilisateur, la charte du numérique, la remontée d’information.
Les tâches doivent être clairement définies. Le salarié y gagne de la sérénité (il sait ce que l'on attend de lui), son manager y gagne une aide inestimable au pilotage. La rédaction de fiches de fonction est en effet un moment privilégié pour réfléchir aux limites de responsabilités entre les différentes fonctions. Mettre par écrit le résultat de cette réflexion évite ensuite les conflits, et permet d'identifier les tâches qui ne sont sous la responsabilité de personne. Cette situation est plus fréquente qu'on ne l'imagine, ce qui ne veut pas dire que le travail n'est pas fait ! Simplement, dans ce cas-là, on va fonctionner à l'habitude, ou à la bonne volonté, ou encore à l'arbitraire. Mais en aucun cas on ne peut alors parler de "pilotage" de l'activité...[Le naufrage du ferry Herald of Free Entreprise, le 6 mars 1987, qui fit 193 victimes, est dû au fait que les portes étaient "habituellement" fermées par un matelot qui, ce soir-là, dormait dans sa cabine. La tâche n'était en pratique formellement assignée à personne...]
Les connaissances des salariés sur le fonctionnement de leur processus sont exploitées. Les salariés connaissent leur environnement de travail, ils connaissent "leur travail". Ils sont donc très bien placés pour en analyser le fonctionnement, pour déceler les points faibles et pour suggérer des améliorations. Il est essentiel d'écouter ces remarques et d'y apporter, chaque fois que c'est possible, une réponse favorable. Ceci est dans le droit fil de l'approche kaizen, mais il n'est pas nécessaire d'utiliser ce mot ! On peut aussi passer par des systèmes de "boîtes à suggestions", ou poser la question lors de réunions d'équipe régulières, ou encore organiser des "chasses aux anomalies". Peu importe le moyen utilisé pour récupérer l'information, ce qui compte est de faire participer le salarié à l'amélioration de son poste.
Bien entendu, toutes les suggestions ne seront pas retenues. Il convient alors d'en expliquer la raison (et de faire en sorte que cette raison ne soit pas systématiquement "nous n'avons pas les moyens de le faire"), ou si besoin de former les personnes qui ne verraient par exemple pas l'intérêt de réaliser telle opération, ou de suivre scrupuleusement le mode opératoire.