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Centre de services
La fonction "ouvrir une demande"
Permet aux utilisateurs internes de disposer d'un guichet unique pour leurs demandes, réclamations et tâches de projet conformité.
Les demandes se classent par utilisateur, service, matériel, date, projet, sujet, ..., sont historisées et visibles par les agents techniques comme les chefs de projets
Permet aux référentiels DL Register, qui contiennent des plans d'actions générer des demandes que les utilisateurs du projets doivent s'approprier, planifier et accomplir
"Demandes automatiques"
DL Register génère des demandes automatiques, par exemple lors de la création d'un objet, de la détection d'un événement par exemple "audit à effectuer", "sécurité du composant réseau à valider", "contrat du sous-traitant" à transmettre
Les responsables de services et chefs de projets visualisent les demandes et suivent les réponses concernant leur service ou leur projet sur un seul tableau de bord unifié.
Des actions récurrentes peuvent être crées : début, fin, périodicité,
Des liens, documents, circuit de validation, solutions pré-écrites venant de la base de connaissance permettent d'enrichir les réponses
"Demandes via formulaires"
Les utilisateurs internes comme externes peuvent remplir leurs demandes, réclamations ou enquête de satisfaction via votre site intranet ou web, ce qui génère une demande "classique".
Les formulaires sont multi-langues, permettent aux utilisateurs le téléchargement de fichiers., gèrent + 30 formats de questions, les captcha, et peuvent inclurent tout objet GLPI et DL Register
Les gestionnaires peuvent créer autant de formulaires qu'ils souhaitent, et donner l'accès uniquement aux utilisateurs connectés ou au contraire au grand public, sans identification
Les demandes informatiques peuvent être gérées conformément aux bonnes pratiques, selon le référentiel ITIL couvrant l'essentiel des métiers de la production informatique et du support.
La fonction "répondre aux demandes"
DL Register génère des demandes automatiques, par exemple lors de la création d'un objet, de la détection d'un événement par exemple "audit à effectuer", "sécurité du composant réseau à valider", "contrat du sous-traitant" à transmettre
Les agents chargés des réponses (technicien, auditeurs, chefs de services) visualisent les demandes, les répartissent et les traitent étapes par étapes, selon le mode Kanban
Les référentiels DL Register contiennent des plans d'actions qui génèrent des demandes que les utilisateurs du projets doivent s'approprier, planifier et accomplir
Les utilisateurs peuvent rechercher et consulter les historiques afin de trouver des questions identiques ou connexes et ainsi éviter de déclencher une demande redondante
La fonction "suivre les réponses"
Les utilisateurs sont notifiés des réponses ou des changements d'état de leurs demandes par mail ou sms ou ils peuvent prélire les réponses et se connecter pour accéder à leur demande en 1 clic
Les agents visualisent dans un flux Kanban l'état des réponses. Les responsables de projets sont informés en temps réél de l'avancement des tâches de leur projet, phase par phase. Les % d'avancement sont vus graphiquement
De nombreuses variables sont rattachées aux réponses, nom du demandeurs, service, sujets, matériels, délais de réponse, temps de résolution, niveau de satisfaction, éléments financiers...
Autant d'éléments qui permettent de constituer des tableaux de bord "temps réél personnalisés", des statistiques et des rapports permettant une connaissance fine des besoins utilisateurs et des réponses fournit part vos services
Les fonctions "problèmes" et "changements"
Des demandes redondantes pourront amener à la création d'un "problème" que l'on pourra poser et dont on pourra suivre la résolution
Des modifications substantielles de matériels, logiciel, procédures, ... pourront être suivis grâce à la fonction "changements"
Centre de services
Entités et utilisateurs
Entités et héritages
Possibilité des entités indépendante ou des sous-entités. Chaque objet est alors "héritable" , les sous-entités pouvant le visualiser, voir le modifier
Utilisateurs
Intégrez les utilisateurs du projets, mais aussi tous les utilisateurs de votre système d'information. Indiquez leur mail pour les notifications, la langue, le fuseau horaire
Ajoutez les par saisie, par import, par synchronisation LDAP ou bien en SSO (à venir)
Retrouvez ses éléments utilisés (ordinateurs, logiciels, ..) ou gérés, ses réservations de matériel, ses demandes et réponses, ses tâches et agenda
Suivez les historiques de connexion et d'actions de chacun.
Profils
Affectez un ou plusieurs profil à chaque utilisateur. Gérer l'interface simple ou complète, gérez ses interactions sur les objets (visible, modifier, supprimer, purger ...)
Groupes
Regrouper vos utilisateurs. Dessinez vos organigrammes. et affectez des droits. Quand vous affectez un objet à un groupe, retrouvez-le dans chaque fiche utilisateur.
Entités et utilisateurs
Référentiels
Contenu
Ce sont les préconisations émises par l'instance à l'origine d'une norme, d'une obligation légale, d'un règlement... Ils s'agit de règles, lignes directrices qui peuvent inclure des conseils, objectifs, actions à mener, tests, vérifications, mesures, contrôles, audits ou livrables...
Appropriation
L'appropriation du référentiel est essentielle pour chacun des acteurs du projet. De sa prise en compte par la direction dépend les moyens mis en œuvre. L'application d'un référentiel se déroule dans un cadre "d'amélioration continue", le respect et le suivi plus ou moins complet ou strict des préconisations constitue le "niveau de conformité".
Modèles complets pré-établis
DLRegister vous fournit des référentiels présaisis que vous n'avez plus qu'à importer dans votre entité, libre à vous vous de l'adapter ensuite à votre situation. Non seulement ceux-ci contiennent des tâches et des actions à mener, mais ils sont accompagnés d'informations complémentaires, de questionnaire préétablis, et même de livrables modèles et préremplis.
Un précieux gain de temps et de ressources !
Planification et suivi
Vous disposez de votre liste de tâches, chacune contenant des actions à mener. Vous planifiez leur réalisation ; grâce à la vue Kanban vous gérez graphiquement et assignez à chaque acteur, qui est notifié et coche quand sa tâche est terminée. Vous visualisez depuis un tableau de bord temps réél l'avancement et les temps passés.
Référentiels
Projet, référentiel, planning
Référentiels
Il s'agit d'une liste de tâches, chacune contenant une liste d'actions à mener. Vous planifiez leur réalisation, celles terminées sont côchées comme faites pour visualiser l'avancement et les temps passés
Les référentiels sont issus des préconisations émises par l'instance à l'origine de la norme, du règlement, de la loi. Ils s'agit de règles et lignes directrices et peuvent inclure des conseils, objectifs, actions à mener, tests, vérifications, mesures, contrôles, audits ou livrables . Le suivi est est garant de respect
Fonction Projets
Planifiez vos actions grâce à la gestion de projets. Planifiez les dates de début, de fin, ajoutez autant de tâches et sous-tâches que besoin.
Visualisez la planification temporelle avec la vue Gantt, l'avancement avec l'item graphique % d'avancement et glissez d'étapes en étapes grâce à la vue Kanban ..
Gérez vos équipes projets pour impliquer et notifier vos collaborateurs et les tiers acteurs de celui-ci.
Visualisez les durées par projet/tâche/sous-tâches grâce aux cumul automatique des durées de chaque action liée à une tâche.
Plannings
Toute tâche ajoutée dans un processus de réponse aux demandes est automatiquement ajoutée aux plannings. Les plannings sont synchronisables en temps réél via Google Agenda
Les gestionnaires peuvent visualiser les tâches planifiées par type d'événement, par personnes ou services, en liste ou par jour, semaine, mois.
Des événements externes, non reliés aux tâches, peuvent êtres ajoutés au planning
Planning et projets
Parc informatique
Matériels informatique
Chaque matériel informatique constitue un objet GLPI. Il est représenté par une liste spécifique et une fiche descriptive adaptée : ordinateur, serveur, smartphone, moniteurs,
Composants du réseau
Prise en compte de tout objet numérique : matériels réseau, imprimantes, switch, routeur, téléphonie IP, caméras ip, ...
Les fiches contiennent les éléments pertinents adaptés à l'objet : fabricant, modèle, n° de série, utilisateur ou service affecté, lieu géographique, agence ou filiale
Baies et salles serveur
Allez plus loin en modélisant graphiquement les emplacements de chaque composant dans vos baies, et salles serveurs. Ajoutez les connexions, les emplacements, poids, la puissance électrique ...
Représentation graphique
Chaque objet GLPI est représenté par son pictogramme graphique : d'un clic basculez du schéma graphique à la fiche fiche
Ajoutez des relations entre vos objets, groupez les et disposez les sur le schéma : vous constituez ainsi une cartographie dynamique de votre système d'information
Dépendances et impacts
Inventaire dynamique natif
GLPI intègre un puissant inventaire automatique : ordinateurs, smartphones, logiciels et autres périphériques réseaux sont automatiquement ajoutés : gain de temps immense + fiabilité assurée
Notifications
GLPI informe à chaque inventaire des ajouts ou suppression de composants ou logiciels survenant sur vos matériels : validez comme normal ou intervenez
« Impact » permet de relier graphiquement les objets et ainsi visualiser schématiquement les dépendances entre composants et l’impact d’une panne sur les autres objets
Actions automatiques
Des actions automatiques permettent la suppression de logiciels ou composants obsolètes
Logiciels
Le puissant agent d'inventaire GLPI remonte 100% des logiciels installés sur vos postes et serveurs. Visualisez l'éditeur et la version précise. Uniformisez votre parc avec les mêmes versions partout
Gestion financière
L'onglet "Gestion" permet d'ajouter les éléments de cycle de vie du matériel : date d'achat, fournisseur, montant, durée de la garantie, ...
Shadow IT
Soyez garanti que les bons antivirus sont installés partout.
Chassez les logiciels malveillants ou interdits (shadow IT)
Licences
Intégrez vos achats et abonnements concernant vos appareils et licences. Obtenez les coûts par poste, par utilisateurs, par service... soyez notifiés avant les échéances de renouvellement
Reliez les objets GLPI et les objets DLRegister
l'onglet « éléments » indique les relations entres les objets ; toutes ces relations font la cartographie, qui peut être visible sous plusieurs aspects.
Parc informatique
Objets numériques
Bases de données
Bases de données : le puissant agent GLPI remonte les bases utilisées sur vos serveurs. Ajoutez les bases externes pour inventoriez tous les containers dans lesquels se trouvent vos données
Applications
Inventoriez également les applications grâce auxquelles vos utilisateurs se connecte pour effectuer leurs traitements
Localisation géographique
Identification des responsables
Inventoriez vos bases locales et distantes, (cloud public, privés, hybrides), Précisez leur localisation GPS : visualisez la mappemonde pour les situer sur une cart
Ajoutez les modes de gestion (interne, IaaS, PaaS, Saas), les objets "fournisseur" et "contact" pour préciser les noms et coordonnées des responsables.
Moyens d'accès
Les moyens d'accès indiquent les règles de connexion : ce que l'utilisateur doit connaitre, ce qu'i doit posséder, et autres contraintes : horaires, lieu géographique ou habilitation, ...
Profils
Les profils permettent d'indiquer quelles données sont par visibles parmi toutes celles existantes dans la base
Catalogues de données
Regroupez les bases de données, profils, rôles, moyens d'accès et nommez ce à quoi accède vraiment vos utilisateurs et comment. Vous êtes prêt à générer les fiches d'usage de vos utilisateurs
Journaux
L'objet "journaux" permet de décrire les événements automatiquement consignés : actions effectuées, horodatage, acteur et autres critères spécifiques. Egalement la conservation de versions modifiées.
Rôles
Les rôles décrivent actions permises selon les profils : lire, écrire, effacer, imprimer, octroyer des droits aux autres, voir les journaux
Représentation graphique
Chaque élément GLPI et DL Register dispose de son pictogramme graphique. Positionnez sur vos diagrammes et appréhendez plus facilement votre système numérique
Reliez vos objets GLPI et DLRegister
Modèles préenregistrés, référentiels, audits, préconisations, traitements, processus : inter-connectez vos éléments d'inventaires pour obtenir une vision dynamique et complète de votre SI
Objets numériques
Documents et contrats
Documents et contrats
Documents
Contrats
Intégrez vos documents soit en les téléchargeant à leur format d'origine : pdf, word, excel, image, son, email, ... soit en indiquant un lien URL pointant vers vos bibliothèques habituelles
Suivez vos relations fournisseurs et partenaires en Intégrant vos contrats : copie de celui-ci, caractéristiques clés, rappels d'échéances. Et reliez les éléments numériques concernés, ...
Classez vos documents par rubriques ou dossiers et rattachez les à vos objets numériques comme documentation, information, rapport d'audit, contenu de formation, ..
Reliez aux objets GLPI et DL Register
Tiers et contacts
Fournisseurs, partenaires
Tenez à jour votre annuaire des tiers impliqués dans la gestion du numérique, de la qualité ou de la conformité
Espace collaboratif
Impliquez vos contact ou tiers dans vos actions en tant que sous traitant ou simples observateurs. Ils seront automatiquement notifiés par mail lors des événements ou tâches les concernant.
Contacts
Ajoutez vos contacts et rattachez les aux tiers. Les utilisateurs concernés partagent les mêmes informations et les mises à jour sont communes à tous
Audits et suivi
Ayez une approche et un suivi de vos fournisseurs et partenaires plus précis en ajoutant des rapports d'audits et en envoyant régulièrement directement depuis DLRegister des questionnaires de conformité
Gestion des tiers
Traitements et processus
Traitements et processus
Activités
Formalisez vos activités, décrivez les finalités, les responsables et acteurs. Reliez aux processus, procédures, référentiels, catalogues de données.
Réalisez des audits et améliorez.
Processus
Décrivez vos processus : les déclencheurs, fréquences, acteurs, éléments entrants, actions menées, personnes concernées, données traitées et catalogues de données, etc...
Représentation graphique
Créer des diagrammes de type Visio (architecture) avec des éléments de l'inventaire (ordinateurs, bases de données, applications, flux de données, emplacements, fournisseurs).
Mesurez les impacts en cas d'anomalie
Audits et amélioration
Séquencez les afin de permettre leur étude sous plusieurs angles (délais d'exécution, consommation de ressources, ..), formalisez vos procédures et circuits de documents et rattachez les
Mise à jour
Lorsque vous modifiez un objet dans GLPI comme son nom, tous les objets graphiques de tous les schémas sont adaptés. Idem pour le statut, qui l'apparence dans le diagramme
Audits
Inventorier
Inventorier des moyens matériels grâce aux nombreux objets existants. Créer des objets Ad'Hoc, ajouter des caractéristiques avec de nouveaux champs
Interviewer
Interviewer les utilisateurs interne ou externe grâce à la création de formulaires
Dans vos questions, intégrer les objets créées, les personnes et les groupes, des fichiers ou photos
Représenter
Relier les objets existants et visualiser les impacts. Dessiner des flux grâce au menu Diagramme, permettant d'établir des schémas et de positionner les objets
Gérer le projet d'audit
Ajouter vos phases d'audits dans le menu projet, avec vue Kanban et Gant
Ajouter vos actions effectuées et à venir grâce au centre de service
Documenter
Joignez vos documents annexes et comptes rendus grâce à la GED intégrée
Audits
Eléments RGPD
Elements RGPD
Soyez guidé en retrouvant regroupé au sein d'un menu unique tous les éléments nécessaires pour constituer votre registre ders traitements. Bénéficiez de nos modèles fournis simplement en cliquant sur le bouton à bascule "Voir les modèles". Dupliquez les et personnalisez les si besoin ensuite.
Référentiels
Abordez votre projet RGPD en toute sérénité grâce au référentiel fourni comportant 77 points. Suivez les chronologiquement ou choisissez selon vos priorités
Exemples et modèles
Pour chaque item, autant que possible, visualisez des exemples, et des cas concrets. Pour les livrables, utilisez comme base les trames fournies par les documents modèles
Base de connaissance
Bénéficiez d'articles exclusifs écrits par nos experts mettant en lien la réglementation et l'application via DLRegister
Tâches
Chaque item du référentiel comporte sa ToDo List, étape par étape. Les descriptifs comportent des liens URL avec les objets GLPI et éléments DLRegister pour un gain de temps maximum
Avancement et temps
Cochez quand effectué, et voyez le travail effectué grâce au calcul automatique d'avancement.
Ajoutez facilement vos temps passés au fur et à mesure et obtenez les cumuls par tâche ou projet
Blogs, news
Abonnez vous à la newsletter et recevez chaque quinzaine l'actualité concernant chaque norme proposée
Traitements modèles
Gagnez du temps et choisissez parmi des traitements modèles préremplis. Selon votre profession ou vos activités, cochez, dupliquez, il ne vous reste plus qu'à adapter
Personnes concernées
Groupez les personnes concernées par catégorie afin de les considérer selon le traitement concerné (internautes pour les cookies, prospects pour le marketing, adhérents pour une association, ..)
Bases légales
Bénéficiez d'une bibliothèque de bases légales relatives aux traitements des données à caractères personnelles, incluant RGPD, la CNIL, le droit français ou européen
Lors de l'importation de traitements modèles, vous récupérez également les personnes concernées, DCP, bases légales et durées de conservation : un immense gain de temps
DCP
Sélectionnez dans la bibliothèques modèle les données que vous traitez et dupliquer d'un clic. Ajoutez celles spécifiques à vos activités, précisez les catégories (identifiants, activités, médicales, ...)
Durées de conservation
Retrouvez toutes les indications et références légales ou réglementaires concernant la conservation des données. Déparez les bases actives, les archives intermédiraires et longues
Publiez votre registre
Une fois les éléments des traitements intégrés, éditez en PDF mais également, diffusez sur vos sites web et signatures de mails en 1 clic via les liens fournis par DL Register
Données IT
Relation Données <-> IT
Reliez de manière dynamique votre système d'information avec le traitement des données à caractère personnel afin de démontrer la mise en oeuvre de votre système de gestion de la vie privée.
Catalogues de données
Rapprochez les catalogues de données par traitements. Ainsi vous reliez traitements-données-bases de données-matériels-moyens d'accès-mesures de protection : voir le schéma
Comptes et clés
Précisez les différents annuaires utilisés pour les accès numériques (identifiants et mots de passe), les codes d'accès, mais aussi les clés physiques distribuées auprès de vos utilisateurs
Formulaires et contrats
Centralisez et visualisez vos formulaires, contrats et autres documents utilisés pour collecter et traiter vos données. DL Register propose une thématique de classement approprié
Moyens & règles d'accès
Indiquez comment vos utilisateurs accèdent à vos catalogues de données grâce à la relation base de données-catalogues-matériels-comptes&clés-règles d'accès (MFA, horaires, lieu géographique, ...)
Mesures de protection et de supervision
Afin de pouvoir renseigner, dans votre "Plan de sécurité des matériels et des données" ou PSSI, vous devez indiquez les outils mis en place, les actions menées et les mesures de surveillance mises en place
Mesures de protection
Indiquez les mesures mises en place qu'elles soient organisationnelles, physiques ou technologiques, .
Rapprochez ces actions des objets concernés : matériels, bases de données, comptes, ...
Mesures de supervision
Vous avez mis en place un système de monitoring, vous avez externalisé votre sauvegarde ? Renseignez ici et ajouter les contrats et prestataires impliqués.
Sauvegardes & journalisation
Grâce à nos formulaires fournis et personnalisables, vous pourrez détailler vos plans de sauvegarde et le contenu de vos journaux
Protection, supervision
Livrables et rapports pour la preuve
Les éléments d'information fournis dans DL Register permettent d'alimenter vos registres destinés aux auditeurs ISO 27001, 27002, 27701 vous aidant à démontrer les mesures mises en oeuvre pour garantir la sécurité de votre système d'information, la confidentialité de vos données et la mise en oeuvre de votre système de gestion de la vie privée.
Plan d'assurance sécurité
Ce document précise les exigences et l'organisation de votre sécurité ; celles-ci seront reprises des états de DL Register suite à vos indications
Fiches utilisateurs
Les éléments indiqués dans DL Register permettent d'éditer en un clic la fiche d'arrivée et de sortie pour chaque utilisateur de votre système d'information. Un rapport précieux et indispensable.
Charte du numérique
La charte du numérique contient les règles d'usages et les articles "Informatique et libertés" à destination des employés. DL Register vous propose une trame à personnaliser
Politique sous-traitants
Editez votre politique des sous-traitants et ajoutez la fiche personnalisées pour chaque fournisseur, que vous pourrez mettre en annexe des contrats.
Livrables et rapports